OFFICE MANAGER

En tant qu’Office Manager vous serez responsable de la gestion administrative et organisationnelle de l’entreprise. Vous assurerez le bon fonctionnement des bureaux, un soutien aux équipes dans les activités quotidiennes et vous veillerez à l’optimisation des ressources et des processus internes. Vous serez l’interlocuteur(trice) privilégi(é) pour toutes les questions liées à l’administration et l’organisation de Woorton et des locaux.

En étroite collaboration avec notre COO dirigeant la finance et opérations vos missions incluront notamment :

1.       Gestion administrative 

·       Assurer la gestion des relations avec les banques, les assurances et les autres partenaires financiers de l’entreprise.

·       Gérer la gestion documentaire et les archives financières et administratives.

·       Superviser l'ensemble des processus administratifs : gestion des contrats, des factures, des paiements, des dossiers RH, etc.

2.      Gestion financière et budgétaire

·       Suivi des dépenses opérationnelles.

·       Participer à la préparation et au suivi du budget de fonctionnement.

·       Gérer les notes de frais et les remboursements.

·       Assurer la liaison avec notre comptable et fournir les données et documents pertinents.

·       Aider à la préparation du dossier de rapports financiers de fin de mois à des fins d'examen et d'utilisation interne.

3.      Gestion des Ressources humaines

·       Assurer les formalités administratives liées à l’intégration des nouveaux collaborateurs (visites médicales, équipements, etc.).

·       Participer à la gestion des absences, et congés des employés.

·       Assurer la gestion administrative de notre outil Payfit et assurer le lien avec notre gestionnaire de paie.

4.     Gestion des locaux et de l’environnement de travail

·       Gestion des commandes de fournitures, maintenance du matériel informatique ;

·       Gestion des locaux et de l’environnement de travail ;

·       Animation du bureau de Paris (réunions, séminaires, team-building…)

·       Assurer le lien entre le bureau de Paris et l’ensemble des équipes du Groupe situé à l’étranger.

Réalisation de projets ad hoc en fonction des besoins.