Office Manager

  • Paris
  • Temps partiel
  • Date de début : 03 janvier 2022
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À propos

A STATION F, le plus grand campus de start-up au monde fondé par Xavier Niel, nous nous sommes fixé·e·s pour mission de donner le pouvoir à la prochaine génération d’entrepreneurs. A travers nos programmes d’accompagnement sur le campus et en ligne, nous leur proposons toutes les ressources dont ils peuvent avoir besoin pour développer des projets qui rendront nos vies plus simples, plus connectées et plus agréables dans les prochaines années.

Descriptif du poste

CONTEXTE :

L'équipe de STATION F s'agrandit ! Dans une équipe composée de profils très différents et de métiers très variés, on recrute notre liant, la personne qui nous aidera à nous connecter.

Nous recherchons un·e Office Manager polyvalent·e à temps partiel qui intégrera le Pole HR & Team afin de travailler sur un panel de divers sujets transverses pour l'équipe. Hyper organisé·e, et efficace, avec une véritable appétence pour le service, tu seras en charge de planifier tous les événements d'équipe, d'organiser les achats pour la team, et de participer à divers sujets RH tels que l'organisation des onboardings et des formations.

Si tu aimes toucher à des sujets très différents et être en contact avec des métiers variés et passionnants, si tu apprécies travailler dans un environnement rapide et en évolution constante, ce poste est fait pour toi ! Ton objectif principal : s'assurer que tout se passe bien et que le staff donne le meilleur de soi :)

RESPONSABILITÉS :

  • Evénements d'équipe: Tu organiseras tous les événements d'équipe et les activités de team-building sur l'année, tels que les déjeuners et les dîners d'équipe, les afterworks, les voyages d'équipe, les événements ponctuels sur des sujets à impact tels que la Diversité et l’Inclusion.
  • Support RH : Avec la Lead des RH, tu participeras à l'organisation et à la gestion opérationnelle des onboardings de l'équipe, et aussi à la gestion et au déploiement des sessions de formations professionnelles, pour permettre à l’équipe de continuer à grandir.
  • Achats : Tu superviseras tous les achats d'équipe, des achats quotidiens (café / thé / snacks) jusqu'aux équipements et aux goodies pour les événements d'équipe, et tu seras responsable de la gestion du budget Team.
  • Support Administratif : Tu seras en charge des archivages Team & RH, de la prise de contact avec certains organismes administratifs sur des sujets opérationnels spécifiques tels que l'OPCO (formation) et la CIAMT (médecine du travail).

CONTEXT:

STATION F Team is growing! In a team composed of various profiles & expertises, we are searching for our link, a special someone who will help us connect with each other.

We are seeking a part-time polyvalent Office Manager, who will join the HR & Team Pole to work on a panel of transversal subjects for the team. Hyper organized and efficient, with a real knack for client service, you will be in charge of planifying all team events, organizing team purchases, and participate at different HR subjects such as the organization of all onboardings and team learning sessions.

If you like to touch on different subjects for the team, if you like being in contact with different passionate jobs and if you like working in a fast-paced environment, this job is for you! Your main goal: to make sure things run smoothly and the team is working at their best :)

RESPONSIBILITIES:

  • Team Events: You will organize all team events & teambuilding activities, such as lunches & dinners, drinks, team offsites, ponctual events (Halloween, end of year party...)
  • HR Support: With the HR Lead, you will participate in the organization and the operational management of team onboardings, and also in the organization & deployment of professional learning sessions for the team.
  • Purchases: You will oversee all team purchases for STATION F's staff, from daily purchases (coffee / tea / snacks) to equipments & goodies for team events, and you will be in charge of managing the Team budget.
  • Administrative Support: You will be in charge of Team & HR archiving and of making contact with specific administrative organizations on operational topics, such as the OPCO (learning) & the CIAMT (occupational medicine).

Profil recherché

PROFIL RECHERCHÉ:

  • Bon niveau d'Anglais, une troisième langue est un plus.
  • Tu as une forte appétence pour les relations interpersonnelles et le service client : tu adores les gens :)
  • Tu as une appétence forte pour le travail transverse avec différentes équipes.
  • Tu es hyper organisé·e et rigoureux·se dans ton travail, et tu as le sens du détail.
  • Tu as un fort esprit d’équipe, et une attitude positive !
  • Tu fais preuve d'initiatives et tu n'as pas besoin d'être relancé·e pour que les choses soient faites.
  • Tu es multitâches et tu aimes travailler dans un environnement au rythme soutenu.
  • Tu es passionné·e par les start-ups.
  • Une expérience précédente dans un rôle administratif est un plus.
  • Une expérience précédente en organisation d'événements est un plus.

REQUIRED PROFILE:

  • Bilingual English/French required, a third language is a plus.
  • You are hyper organized and meticulous in your work, and you have a knack for details.
  • You have a strong appetence for interpersonal relationships and customer service: you love people :)
  • You're a doer, and you don't need someone to case you to get things done.
  • You're an efficient multi-tasker, and you enjoy working in a fast-paced environment.
  • You have a strong team spirit, and a positive attitude!
  • You are passionate about startups.
  • A previous experience in an administrative role is a plus.
  • A previous experience in events organization is a plus.

Process de recrutement

Chez STATION F, nous sélectionnons nos futurs membres uniquement au travers de vos compétences et de vos aspiration par rapport à ce qu’on peut vous proposer. Nous avons décidé de bannir les diplômes de nos fiches de postes.

Nous vous proposerons donc 3 entretiens :

  • Un entretien de pré-qualification téléphonique : call de découverte avec la Lead RH pour déterminer si les attentes entre le/la candidat.e et le poste sont alignées.

  • Un entretien Manager : entretien en présentiel avec la manager sur ce poste pour s’assurer du fit entre les compétences de la personne et les compétences attendues sur le poste proposé.

  • Un entretien Direction : entretien en présentiel avec la direction pour s’assurer du fit culturel du/de la candidat.e avec l’entreprise et ses valeurs.

Pour que votre candidature puisse être prise en compte, nous vous invitons à répondre en anglais au questionnaire ci-dessous dans le processus de recrutement, dans la section "lettre de motivation".

ATTENTION : LES CANDIDATURES QUI N’INCLUENT PAS CES RÉPONSES OU QUI NE RÉPONDENT PAS EN ANGLAIS SERONT CONSIDÉRÉES INCOMPLÈTES.

  1. We are welcoming a new person in the team next week. What do you need to prepare before their first day to make sure that they will begin their job in the best conditions? How would you organize their first week?
  2. Sometimes, it's hard to prioritize. We have a training organization who is waiting for our answer to fix a final date for their training session, an employee who wants to purchase office supplies, and a team event that we need to finish planning for the end of the week. In which order do you prioritize those tasks and why?
  3. The team is expanding and there is an upcoming shortage of working desks in our openspace. Who do you inform of this situation and what do you suggest to do to solve this problem?

Informations complémentaires

  • Type de contrat : Temps partiel
  • Date de début : 03 janvier 2022
  • Lieu : Paris, France (75013)
  • Télétravail ponctuel autorisé