Bilingual Office Assistant / Administrative Assistant

  • Paris
  • CDI
  • Date de début : 31 mars 2022
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À propos

A STATION F, le plus grand campus de start-up au monde fondé par Xavier Niel, nous nous sommes fixé·e·s pour mission de donner le pouvoir à la prochaine génération d’entrepreneurs. A travers nos programmes d’accompagnement sur le campus et en ligne, nous leur proposons toutes les ressources dont ils peuvent avoir besoin pour développer des projets qui rendront nos vies plus simples, plus connectées et plus agréables dans les prochaines années.

Descriptif du poste

CONTEXTE :

L'équipe de STATION F s'agrandit !

Nous recherchons un·e Office Assistant·e / Administrative Assistant·e polyvalent·e à temps plein qui intégrera le Pole HR & Team afin de travailler sur un panel de divers sujets transverses pour l'équipe. Hyper organisé·e, et efficace, avec une véritable appétence pour le service, tu seras en charge d'une variété de sujets administratifs qui sont essentiels pour STATION F.

Si tu aimes toucher à des sujets très différents et être en contact avec des métiers variés et passionnants, si tu apprécies travailler dans un environnement rapide et en évolution constante, ce poste est fait pour toi ! Ton objectif principal : s'assurer que tout se passe bien et que le staff donne le meilleur de soi :)

Ce role est à temps plein.

RESPONSABILITÉS :

  • *Support Administratif *: Tu seras le contact principal pour répondre aux demandes de renseignements, reservations évènements/ visites, etc., tu feras des devis et suivi facturation pour certaines prestations, et pour les sujets RH des archivages et de la prise de contact avec certains organismes administratifs sur des sujets opérationnels spécifiques tels que l'OPCO (formation) et la CIAMT (médecine du travail).
  • *Achats et réservations *: Tu superviseras tous les achats d'équipe, des achats quotidiens (café / thé / snacks) jusqu'aux équipements et aux goodies pour les événements d'équipe, ou encore les réservations pour les déplacements ou évènements. Tu seras responsable de la gestion du budget lié.
  • Evénements d'équipe: Tu organiseras tous les événements d'équipe sur l'année, tels que les déjeuners et les dîners d'équipe, les afterworks et les voyages d'équipe.
  • *Support RH *: Avec la Lead des RH, tu participeras à l'organisation et à la gestion opérationnelle des onboardings de l'équipe, et aussi à la gestion et au déploiement des sessions de formations professionnelles, pour permettre à l’équipe de continuer à grandir.

CONTEXT:

STATION F Team is growing!

We are seeking a polyvalent Office Assistant/Administrative Assistant, who will join the HR & Team Pole to work on a panel of different subjects for the team. The ideal candidate is extremely organized and efficient, with a real knack for customer service. You will be in charge of a variety of administrative tasks that are essential to STATION F.

If you like working on a wide variety of different topics in a fast-paced environment, this job is for you! Your main goal: to make sure things run smoothly and the team is working at their best :)

This is a full time role.

RESPONSIBILITIES:

  • Administrative Support: You will handle a lot of incoming requests for information, event/visit reservations and more. You will also be in charge of drafting quotes and following the payments procedure for different services that we provide. As for Team & HR, tasks can include archiving and being the main point of contact for organizations such as as the OPCO (training) & the CIAMT (occupational medicine).
  • Purchases & reservations: You will oversee all team purchases for the STATION F staff, from daily purchases (coffee / tea / snacks) to equipment & goodies for team events. You will also be in charge of any reservations for events, meetings or travel and you will be in charge of managing the related budget.
  • Team Events: You will organize all team events & teambuilding activities, such as lunches & dinners, drinks and team offsites.
  • HR Support: With the HR Lead, you will participate in the organization and the operational management of team onboardings, and also in the organization of professional training sessions for the team.

Profil recherché

PROFIL RECHERCHÉ:

  • Bilingue anglais francais ou très bon niveau d'anglais, une troisième langue est un plus.
  • Tu as une forte appétence pour les relations interpersonnelles et le service client : tu adores les gens :)
  • Tu as une appétence forte pour le travail transverse avec différentes équipes.
  • Tu sais bien t'exprimer, à l'oral et à l'écrit.
  • Tu es hyper organisé·e et rigoureux·se dans ton travail, et tu as le sens du détail.
  • Tu as un fort esprit d’équipe, et une attitude positive
  • Tu fais preuve d'initiatives et tu n'as pas besoin d'être relancé·e pour que les choses soient faites.
  • Tu es multitâches et tu aimes travailler dans un environnement au rythme soutenu.
  • Tu es intéressé·e par les start-ups.
  • Une expérience précédente dans un rôle administratif est un plus.
  • Une expérience précédente en organisation d'événements est un plus.

REQUIRED PROFILE:

  • Bilingual English/French required, a third language is a plus.
  • You are a good relationship builder and enjoy customer service: you love people :)
  • You like working on a variety of topics with people who have diverse skillsets
  • You have excellent oral and written communication skills
  • You are extremely organized and meticulous in your work, and you have a knack for details.
  • You're a doer, and you don't need someone to case you to get things done.
  • You're an efficient multi-tasker, and you enjoy working in a fast-paced environment.
  • You have a strong team spirit and a positive attitude
  • You are interested in startups.
  • A previous experience in an administrative role is a plus.
  • A previous experience in events organization is a plus.

Process de recrutement

Chez STATION F, nous sélectionnons nos futurs membres uniquement au travers de vos compétences et de vos aspiration par rapport à ce qu’on peut vous proposer. Nous avons décidé de bannir les diplômes de nos fiches de postes.

Nous vous proposerons donc 3 entretiens :

  • Un entretien de pré-qualification téléphonique : call de découverte avec la Lead RH pour déterminer si les attentes entre le/la candidat.e et le poste sont alignées.

  • Un entretien Manager : entretien en présentiel avec la manager sur ce poste pour s’assurer du fit entre les compétences de la personne et les compétences attendues sur le poste proposé.

  • Un entretien Direction : entretien en présentiel avec la direction pour s’assurer du fit culturel du/de la candidat.e avec l’entreprise et ses valeurs.

Pour que votre candidature puisse être prise en compte, nous vous invitons à répondre en anglais au questionnaire ci-dessous dans le processus de recrutement, dans la section "lettre de motivation".

ATTENTION : LES CANDIDATURES QUI N’INCLUENT PAS CES RÉPONSES OU QUI NE RÉPONDENT PAS EN ANGLAIS SERONT CONSIDÉRÉES INCOMPLÈTES.

  1. We are welcoming a new person to the team next week. We have made them an offer by phone and confirmed their arrival date. Besides the contract, what else needs to be done to make sure their arrival goes well and that they can begin their job in the best possible conditions? What do you need to prepare by the first day and have ready for them when they arrive?
  2. Sometimes it's hard to prioritize. You have 3 requests from different people on the team: one person would like you to order coffee as we are running low, a second person would like you to book a visit for a group of investors that will be in Paris in 2 days, and a third person would like you to publish a job offer for someone they are recruiting. In which order do you complete the tasks and why?
  3. Please write a response to the following email:

Dear Station F,
Yesterday I tried to come visit as I am only in Paris for 2 days. I came to the front desk and they told me that there were no visits and that I had to sign-up online! But I was already there! Why could nobody show me around?! Is this so hard? It is harder to visit Station F than win the lottery. I won't be coming back.
Bye

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Date de début : 31 mars 2022
  • Lieu : Paris, France (75013)
  • Télétravail ponctuel autorisé