Administrative Assistant đŸ‡«đŸ‡·

  • Paris 10e
  • CDI
  • Date de dĂ©but : 01 dĂ©cembre 2021
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À propos

QUI SOMMES-NOUS ? 🧬

Notre mission chez Colonies est de crĂ©er l’expĂ©rience de logement de demain.

L’offre locative actuelle, qui n’a pas Ă©voluĂ© depuis des dĂ©cennies, est largement inadaptĂ©e aux nouveaux modes de vie et aux Ă©volutions tant professionnelles que personnelles. Le logement est aujourd’hui vĂ©cu comme un problĂšme, une contrainte alors qu’il devrait ĂȘtre l’un des principaux vecteurs de bonheur. Et paradoxalement, alors que la densification des mĂ©tropoles s’accĂ©lĂšre, de nombreux habitants s’y sentent de plus en plus isolĂ©s. Nous pensons que le logement doit ĂȘtre en mesure d’accompagner les mutations des modes de vie et devenir un vĂ©ritable facteur d’épanouissement individuel et collectif.

Face à ce constat, nous avons conçu une offre qui repose sur 3 piliers : les espaces, les services et la communauté.

  • Nos solutions de logement sont construites autour d’un espace privatif (studio), de « Homes » qui reproduisent le principe d’une maison, et de super-communs qui Ă©tendent les possibilitĂ©s.
  • Notre approche associe simplicitĂ© et flexibilitĂ© (rĂ©servation en ligne, formules tout inclus, etc.). Pendant leur sĂ©jour, de quelques semaines Ă  plusieurs mois, nos clients peuvent accĂ©der Ă  des services qui facilitent leur quotidien et leur permettent de consacrer leur temps Ă  ce qui compte vraiment pour eux.
  • Enfin, nos rĂ©sidences sont pensĂ©es de maniĂšre Ă  faciliter les rencontres et les Ă©changes (Community Management et mise Ă  disposition d’espaces uniques) – sans jamais les imposer.

AprĂšs avoir levĂ© prĂšs de 41M€ auprĂšs d’investisseurs de premier plan (Idinvest Partners, Global Founders Capital, Kima Ventures and FinanciĂšre Saint James), Colonies se positionne comme l’opĂ©rateur de rĂ©fĂ©rence du coliving en France et cherche aujourd'hui Ă  se dĂ©velopper sur le marchĂ© europĂ©en.

Descriptif du poste

QUEL SERAIT TON RÔLE ? 🚀

Colonies accĂ©lĂšre sa croissance en renforçant son Ă©quipe de Project Management et Gestion Technique ImmobiliĂšre et structure la collaboration avec les diffĂ©rentes parties prenantes, qu’elles soient internes ou externes.

RattachĂ©(e) au dĂ©partement Project Management France, tu joues un rĂŽle central dans le dispositif de pilotage du service, en accompagnant les Project Managers dans le dĂ©veloppement des nouvelles rĂ©sidences de Coliving. En ce sens, tu pourras ĂȘtre amenĂ©(e) Ă  apporter ton soutien Ă  l’équipe ExpĂ©rience dans le cadre de l’exploitation immobiliĂšre des rĂ©sidences Colonies.

Ta mission principale consistera Ă  assister l'Ă©quipe Project Management (chargĂ©s de superviser les travaux de construction/rĂ©novation des rĂ©sidences) et l’équipe Property Management (en charge de l’exploitation de notre patrimoine immobilier) dans leurs missions quotidiennes organisationnelles et administratives en lien avec les diffĂ©rentes parties prenantes internes et externes.

QUELLES SERAIENT TES MISSIONS ? đŸ’Œ

Activités principales

  • Assurer le secrĂ©tariat du dĂ©partement Project Management et Property Management / Gestion de Patrimoine (qualification, hiĂ©rarchisation, priorisation et orientation des appels, contacts avec les diffĂ©rents fournisseurs et parties prenantes, gestion RH, planning consolidĂ©, etc.)
  • GĂ©rer et suivre administrativement tous les dossiers et contrats relatifs Ă  l’équipe PM en Ă©tant garant de la fiabilitĂ© des informations saisies : contrats de prestations de service et construction, devis, bons de commandes / livraisons, factures, ordre de paiements, assistance du service comptabilitĂ© / finance des arrĂȘtĂ©s comptables, classement des informations clĂ©s, et archivage / numĂ©risation des dossiers et contrats.
  • Veiller Ă  la bonne saisie des reportings et tableaux de bord en lien avec l’équipe Project Management afin d’assurer la supervision des budgets et la prĂ©paration de rĂ©unions.

Autres activités

  • Participer Ă  l’amĂ©lioration des procĂ©dures et outils de pilotage et gestion de projet pour les projets de travaux / l’exploitation en lien avec la direction finance / comptabilitĂ©.
  • Assurer les relations avec les partenaires (Assurance, entreprise, fournisseurs) dans une optique de maintien des intĂ©rĂȘts de Colonies dans le suivi des dossiers (exploitation, construction) ainsi que de protection des biens et des personnes : dĂ©clarations de sinistres avec tiers, complĂ©tude des dossiers investisseurs.

Profil recherché

QUI ES-TU ? 👑

Ton profil ? đŸŽ©

  • Tu es titulaire d'une formation dans le domaine administratif (type BTS Assistanat ou Gestion). Une expĂ©rience dans le domaine de la gestion immobiliĂšre et/ou de la construction est un plus.

Tes compĂ©tences et savoir-ĂȘtre ? ✹

  • Tu es rigoureux(se), fais preuve d'un sens aigu de l'organisation et sais t'adapter Ă  tes interlocuteurs en toutes circonstances.
  • Les outils de bureautique classiques (traitement de texte, tableur, prĂ©sentation ou outil de comptabilitĂ©) et la comptabilitĂ© n'ont aucun secret pour toi !
  • VĂ©ritable team player, tu es Ă©galement dotĂ©(e) d'un excellent relationnel.
  • Tu as de bonnes premiĂšres bases en anglais.
  • Tu sais gĂ©rer ton stress notamment dans les situations d'urgence et sais prioriser en fonction des impĂ©ratifs.

Process de recrutement

COMMENT PROCÉDONS-NOUS ? 🔎

1ïžâƒŁEntretien tĂ©lĂ©phonique avec Justine, Talent Acquisition Manager
2ïžâƒŁEntretien fit avec Fabien, Head of Project & Property Management

Pour toute question, n'hésite pas à contacter Justine, notre Talent Acquisition Manager : justine.charpentier@livecolonies.com

Par souci d'organisation, toutes les candidatures adressĂ©es Ă  cet email ne seront pas considĂ©rĂ©es. Si ce poste t'intĂ©resse, postule directement sur cette page đŸ€—

NOTRE POLITIQUE TÉLÉTRAVAIL đŸ’»

Nous avons mis en place depuis plusieurs mois une politique de flex-office afin d'apporter à nos équipes un confort vie pro/vie perso. En rÚgle générale, les salariés sont présents dans nos bureaux entre 2 et 3 jours par semaine et à la maison entre 2 et 3 jours par semaine.

Informations complémentaires

  • Type de contrat : CDI
  • Date de dĂ©but : 01 dĂ©cembre 2021
  • Lieu : Paris, France (75010)
  • Niveau d'Ă©tudes : Bac +2
  • ExpĂ©rience : > 1 an